Pines and Dunes Trail reglement

De Pines and Dunes Trail is een niet-competitieve wandeling met als uitdaging om 50km,  of 100km te wandelen (of te lopen) doorheen de natuur van de Duinengordel, Nationaal Park en Hoge Kempen en omstreken. We streven ernaar onze deelnemers naar zoveel mogelijk mooie natuurplekken te laten beleven zonder daarbij de aanwezige natuur en infrastructuur te beschadigen.

Dit deelnamereglement heeft de bedoeling de deelnemers van de Pines and Dunes Trail te informeren en om de veiligheid van deze deelnemers zoveel mogelijk te garanderen. De organisatie wenst vooral de Pines and Dunes natuur te promoten maar wil daarnaast ook deelnemers, toeschouwers, bezoekers en partners bewustmaken van het enorme belang van het vrijwaren van onze overgebleven natuur.

Deelnemen aan deze trail kan enkel individueel.

Deze uitdaging wordt georganiseerd door VZW Dunes Events

Artikel 1

De Pines and Dunes Trail wordt georganiseerd door de VZW Dunes Events

Artikel 2

De Pines and Dunes Trail is een wandeltocht en geen wedstrijd. Deelnemen gebeurt vrijwillig en op eigen risico. Deelnemers die deze trail al lopend willen afleggen zijn daartoe vrij.

Artikel 3

Inschrijven gebeurt alleen op de wijze en onder de voorwaarden die door de VZW Dunes Events worden bepaald. De inschrijving is strikt persoonlijk en niet overdraagbaar. 

De organisatie Pines and Dunes maakt gebruik van Cronolive (https://cronolive.be) voor het afhandelen van registraties en betalingen mbt ons evenement.

Artikel 4

De deelnemer is verplicht het aangegeven wandelparcours te volgen.

Artikel 5

Tijdens het event is het de deelnemers op gelijk welke wijze verboden volgende zaken uit te voeren:

  • wapens mee te dragen, al of niet zichtbaar
  • dieren mee te voeren, omdat we door gebieden gaan die afgesloten zijn voor honden
  • gebruik te maken van een vervoermiddel 
  • luidspelende radio’s of andere geluidsdragers die medewandelaars kunnen horen mee te nemen
  • voorwerpen te dragen of mee te nemen die een gevaar kunnen betekenen voor de andere deelnemers

Dit alles met uitzondering van datgene dat vooraf werd aangevraagd en werd goedgekeurd bij/door organiserend comité.

Artikel 6

Aanwijzingen van de organisatie, politie en andere medewerkers dienen te worden opgevolgd en gerespecteerd. De wegcode is steeds van kracht op de openbare weg tenzij anders aangegeven.

Artikel 7

Overtredingen van dit reglement kunnen leiden tot onmiddellijke uitsluiting van deelname, ook aan volgende edities en zonder enige tegemoetkoming of terugbetaling.

Artikel 8

De deelnemers, medewerkers en het publiek mogen op geen enkele wijze uiting geven aan een politieke of religieuze voorkeur tijdens het evenement.

Artikel 9

De kledij van de deelnemer dient in overeenstemming te zijn met de goede zeden.

Artikel 10

Alle betaalde inschrijvingsgelden zijn ten allen tijde verworven door de organisator. Bij annulatie van jouw deelname is VZW Dunes Events niet verplicht het inschrijvingsgeld terug te betalen. Echter wij houden het immers ook graag menselijk en bekijken iedere aanvraag tot  terugbetalingsaanvraag apart.

Echter vanaf 3 weken voor de start is er geen terugbetaling mogelijk. Uitgezonderd bij voorlegging van een doktersattest waar er dan 50% van het bedrag wordt teruggestort (wegens de dan al gemaakte kosten). 

Artikel 11

Met de inschrijving voor de Pines and Dunes Trail 50 km, Pines and Dunes Trail 100 km verklaart de deelnemer zich bekend en akkoord met het reglement.

Artikel 12

De VZW Dunes Events is op geen enkele wijze verantwoordelijk of (geldelijk) aansprakelijk voor ongevallen en/of ziekte van deelnemers, voor verlies van bezittingen, of elk ander door de deelnemer beweerd geleden nadeel.

Artikel 13

De organisator behoudt zich het recht voor de route, start- en aankomsttijden of -plaatsen te wijzigen, of de Pines and Dunes Trail geheel of gedeeltelijk af te gelasten op grond van extreme weers- of andere omstandigheden door de organisator bepaald, al of niet in samenspraak met overheid of politie. Er bestaat ook in die gevallen geen recht op teruggave van het inschrijvingsgeld noch op vergoeding van gelijk welke schade.

Artikel 14

Deelnemen kan alleen vanaf het jaar waarin iemand 16 jaar wordt, om medische redenen.

Artikel 15

VZW Dunes Events houdt deelnemerslijsten bij van de 4 voorgaande edities enkel voor eigen doeleinden.

Artikel 16

Deelnemers en andere aanwezigen geven VZW Dunes Events de toestemming om foto’s en video’s genomen in het kader van het evenement, te gebruiken voor haar interne en externe communicatie.

Artikel 17

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur van de VZW Dunes Events. Bij geschillen over de uitleg van reglementen is alleen de Nederlandse tekst hiervoor bindend. Rechtszaken zullen steeds behandeld worden door de rechtbank te Hasselt.

Praktische Info

Inschrijven individueel:

  • Voorinschrijvingen: het inschrijvingsgeld bedraagt
    • € 38 voor onze deelnemers aan de Pines and Dunes Trail 50 km
    • € 58 voor onze deelnemers aan de Pines and Dunes Trail 100 km 
  • Inschrijven gebeurt steeds via de website. Ter plaatse inschrijven is niet mogelijk.
  • De controlebadge wordt ter plaatse afgehaald de dag van de start. Zorg ervoor dat je verder op de hoogte blijft door middel van het lezen van onze nieuwsbrief. Wees op tijd!
  • Als je voor iemand anders inschrijft, mag je niet vergeten te vermelden of ze lid zijn van een wandelclub.
  • Na inschrijving (met online betaling) krijg je een e-mail als bevestiging van je inschrijving. Het volledige programma met alle verdere info krijg je in een tweede mail. De organisatie heeft voor ogen alle mogelijke info (startnummer, starttijden, wandelboekje met routes,…) uiterlijk een maand voor aanvang kenbaar te maken aan de deelnemers.
  • Het parcoursplan komt ook op de website, waarvan je het zal kunnen downloaden en afprinten.
  • Voor aanpassingen van inschrijvingen (vergeten bestellen van T-shirt – enkel bij voorinschrijving – en/of maaltijd, overzetten van een inschrijving op een andere naam, enz. ) wordt een administratieve kost van €5 aangerekend.

Start en aankomst

  • De controlebadges kunnen de dag van de tocht worden afgehaald op de start- en aankomstweide op vertoon van een geldig eticket. Zorg ervoor dat je verder op de hoogte blijft door middel van het lezen van onze nieuwsbrief. Wees op tijd!
  • Als je voor iemand anders inschrijft, mag je niet vergeten te vermelden of ze lid zijn van een wandelclub.
  • Na inschrijving (met online betaling) krijgje een email ter bevestiging van je inschrijving met verwijzing naar je eticket.
  • Locatie start- en aankomstweide: Commanderij Oudsbergen, Weg naar opoeteren 2-4, 3670 Oudsbergen (GPS: Meeuwen-Gruitrode).
  • De wandeltijd start pas als de deelnemer over de startmeet (scanning) stapt. Dit is verplicht, zoniet ben je niet officieel geregistreerd als deelnemer! Enkel zo kunnen wij tussentijden en eindtijd bezorgen.
  • Elke controlepost heeft een eigen openings- en sluitingstijd die iedere deelnemer strikt moet respecteren.
  • Opgeven kan enkel bij de daarvoor aangegeven controleposten.
  • De organisatie voorziet in een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en is bijkomend niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen.

Algemeen

  • Rugnummer en controlechip moeten over het ganse parcours gedragen worden.
  • Het Verkeersreglement en Boswetboek zijn van toepassing. Auto’s zijn niet overal toegelaten. De organisatoren kunnen het aantal prioritaire parkeerplaatsen aan bepaalde checkpoints beperken. Gelieve het reglement en de aanwijzingen onderweg door de organisatoren te respecteren.
  • Op het ganse parcours, met inbegrip van de checkpoints, is het verboden vuur te maken en te roken. Honden zijn evenmin toegelaten.
  • Respecteer het leefmilieu! Laat geen afval achter op en rond het parcours; wat wordt meegebracht moet ook meegenomen worden en in de vuilbakken op de checkpoints gegooid.
  • Het is verboden voor supporters om hun team te ontmoeten buiten de checkpoints en ze te vergezellen op het parcours. Het niet-respecteren van deze regel kan bestraft worden met uitsluiting van het team.
  • De deelnemers zowel als de supporters zullen, enkele weken voor de wandeltocht, verwittigd worden van de verplichte en aanbevolen voorwerpen om mee te nemen op de tocht (eerste hulp, kledij, communicatie,….). De organisator zal de aanwezigheid van verplichte voorwerpen nakijken bij de registratie van de teams.
  • Gelieve de andere deelnemers te respecteren. Tragere trailers laten snellere voorbij gaan, vooral aan de start wanneer honderden mensen tegelijk vertrekken.
  • Deelnemers en andere aanwezigen geven Pines and Dunes Trail de toestemming om foto’s en video’s genomen in het kader van het evenement, te gebruiken voor haar interne en externe communicatie.